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5 dicas para uma comunicação eficiente em tempos remotos

A COVID-19 chegou nos cenários corporativos como uma avalanche, modificando totalmente as estruturas e formas de trabalho. E conforme as semanas passam, ao contrário de algumas expectativas iniciais, o cenário parece ficar ainda mais incerto e indefinido e o período de quarentena ainda maior.


Provavelmente você e seu time estão em home office ou work from home, como é chamado em alguns lugares. Buscando formas de se adaptar e reinventar a forma de trabalho individual, mas principalmente caminhos para estabelecer uma boa comunicação interpessoal e entre times.


Com o distanciamento físico, mais do que nunca, a comunicação se tornou elo fundamental para garantir o alinhamento, a produtividade e o engajamento.


E, se você é líder de uma equipe, saiba que você tem um papel ainda mais importante, usando a comunicação como meio para tranquilizar sua equipe, minimizando o contexto de desconfortos que surgem o tempo todo nesse cenário atual.

Pensando nisso, separei algumas dicas sobre como estabelecer uma comunicação eficiente nesse momento. Anota aí: as dicas são válidas para qualquer comunicação e não devem ser abandonadas no futuro retorno aos escritórios físicos, ok?

1. Lembre-se: as pessoas estão no centro

Comunicação implica em um processo de troca de informações entre um ou mais interlocutores. Logo, o seu foco deve estar na pessoa com quem você fala. É fundamental que você tenha entendimento de quem é esse seu público, como ele se comunica, para escrever e se comunicar de uma forma que seja mais compreensível para ele.


É um conceito que trago do UX Writing, ou redação de experiência do usuário, para qualquer conteúdo, comunicação, e não só a redação para produtos digitais. Isso exige observação atenta e empatia para, literalmente, falar a língua do público a quem você se direciona. Além de facilitar o entendimento, isso contribui para criar um vínculo com quem você fala. Falar para uma pessoa, usando o ‘você’, também ajuda nessa aproximação.


Pense em qual sentimento ou percepção você quer levar para alguém. E tenha em mente que as informações devem ter uma funcionalidade ou orientar alguém ou um grupo. Focar nisso vai te ajudar a ter um direcionamento mais claro.


2. Palavras de ordem: objetividade e clareza

Aqui, entra uma questão relacionada ao tópico anterior: na dúvida, opte pelo uso de palavras comuns, que vão ser facilmente compreendidas pelos seus interlocutores e que não exigem muita interpretação. Figuras de linguagem podem ser interessantes para muitos, mas tome cuidado: nem sempre as pessoas vão entender o que elas significam e isso pode causar um mal entendimento.


Deixe de lado:


  • Termos técnicos demais - a não ser que faça parte do seu dia a dia,

  • Siglas - se for extremamente necessário, coloque a explicação e significado por extenso,

  • Jargões,

  • Gírias - principalmente se for deixar a comunicação informal demais, de forma incompatível com o contexto.


O que acabei de fazer nesse texto, quebrar em tópicos, é uma dica de como comunicar de forma mais objetiva. Facilite o que pode ajudar a pessoa a “escanear” o texto e ter uma compreensão da mensagem principal, como a técnica mencionada, o uso de negrito e a quebra de textos mais longos em intertítulos (como também faço ao longo desse artigo).


Para validar se está usando highlights da melhor forma, leia o título e negritos e veja se constroem uma história completa. Por isso, não repita negrito na mesma palavra, expressão e não use em trechos completos. A função é destacar somente o que é realmente chave para o entendimento.


Ter objetividade significa ir direto ao ponto, sem rodeios, excluindo informações que talvez sejam desnecessárias. Faça um exercício baseado no chamado Golden Circle. Comece pelo porquê dessa comunicação, depois pense em como e o que comunicar. Depois, crie uma hierarquia de informações, no formato que chamamos de pirâmide invertida: primeiro, o fundamental, depois as informações complementares.



Use o mínimo de palavras necessárias para passar a mensagem desejada. A voz ativa - aquela que o sujeito vem antes do verbo e pratica a ação expressa pelo verbo - contribui também para informações mais claras.


Exemplo:

Voz ativa: “A liderança marcou uma reunião com a equipe”

Voz passiva: “A reunião foi marcada pela liderança” ou “Marcou-se a reunião”


3. Problemas devem ser comunicados - da maneira certa

Na empresa que trabalho, temos uma fala comum que é “problemas são ouro”. Não os ignore ou deixe de comunicá-los. O elo de confiança entre você e seu time está exatamente na forma como você os trata e comunica.


Uma forma, também inspirada nas boas práticas de UX Writing, de comunicar problemas é:


  • Deixe claro que existe um problema e qual é ele

  • Caso haja, sinalize qual é a previsão para resolução

  • Dê uma alternativa ou orientação em torno de um problema


4. Garanta o entendimento da mensagem para evitar interpretações errôneas

Se a informação for crítica, opte por uma chamada de vídeo para passá-la. Nesse caso, prefira usar câmera aberta para ver a expressão da(s) pessoa(s), o que vai te ajudar a identificar caso surja uma possível dúvida.


Além disso, volte a pergunta para garantir que a mensagem foi entendida da forma correta. Por exemplo: pergunte para a pessoa se ficou claro e o que ela compreendeu da sua mensagem.


Em comunicações escritas, finalize se colocando à disposição para comentários ou questionamentos. Se for para um grupo, vale uma mensagem um a um para garantir que está tudo certo.


5. Transparência, canal aberto e regularidade

Por último, mas não menos importante e como base de tudo, lembre-se sempre que a transparência, mais do que nunca, deve ser sua aliada. Sem meias verdades ou mensagens incompletas.


E, sempre, em qualquer situação, deixe um canal aberto e passe a tranquilidade de que as pessoas podem te procurar a qualquer momento para esclarecer dúvida, expressar preocupações. Seja disponível.


Outro fator importante nesse tempo de distanciamento social é ter momentos ainda mais regulares de trocas com o seu time ou pessoas que trabalham com você. Em métodos ágeis, usamos ritos como daily, weekly, PDCA (um ciclo de melhoria contínua), para garantir o alinhamento. Experimente e entenda como isso funciona melhor na sua empresa, contando com a opinião de todos e a inteligência coletiva para chegar no modelo ideal.


O importante estabelecer esses momentos mais frequentes para comunicados importantes, compartilhar status de projetos, eventuais barreiras, discutir novas formas de trabalho, analisar o período que passou para identificar oportunidade de melhorias.


E deixo uma alerta aqui: tempos como o que estamos vivendo, mais digitais, escancaram a necessidade de autonomia, da colaboração. Se você é do modelo comando e controle, aproveite esse momento para desenvolvimento pessoal para se libertar dele e olhar para esses momentos não como cobrança ou controle e sim como troca e construção coletiva.


E, claro, indispensável ter momentos informais na agenda para tomar um café, jogar conversa fora, um happy hour, um STOP - tudo em casa e virtual, como deve ser - qualquer atividade para se conectar com outras pessoas. Fique em casa, mas não fique só (e se comunique melhor)! :)

Artigo por: Josiane Portela Especialista de Conteúdo | CI&T


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